Aufzeichnungspflichten für steuerfreie Überstundenzuschläge: Strengere Nachweisregeln nach aktueller VwGH-Entscheidung

Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH 29.07.2025, Ra 2024/15/0050) hat die Anforderungen an die Steuerfreiheit von Überstundenzuschlägen gemäß § 68 EStG deutlich verschärft. Arbeitgeber:innen sind künftig gefordert, ihre Arbeitszeitaufzeichnungen und Lohnsysteme noch genauer zu gestalten, um die Steuerbegünstigung
rechtssicher anzuwenden.

Exakte Dokumentation notwendig

Für Zuschläge zu Sonntags-, Feiertags- und Nachtüberstunden gilt: Jede begünstigte Überstunde muss zeitlich exakt dokumentiert und klar als steuerbegünstigt gekennzeichnet werden. Nur wenn die Zuordnung der Stunden für Prüforgane zweifelsfrei nachvollziehbar ist, bleibt die Steuerfreiheit erhalten. Selbst händische Aufzeichnungen sind nur dann ausreichend, wenn die betreffenden Stunden ausdrücklich markiert sind.

In der Praxis bedeutet das: Für jede steuerbegünstigte Überstunde müssen Datum, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit eindeutig ersichtlich sein. Im Zeiterfassungssystem oder auf dem Stundenzettel muss daher aufscheinen, wann die Überstunden geleistet wurden (Datum und Uhrzeit) und wie viele Überstunden geleistet wurden. Zusätzlich ist dort zu vermerken, welche dieser Stunden mit welchem Zuschlagssatz (z. B. 50 % oder 100 %) vergütet wurden und ob sie als "besondere" Überstunden unter die steuerliche Begünstigung des § 68 EStG fallen oder ob es sich um "normale" Überstunden handelt, die bspw. werktags tagsüber angefallen sind.

Pflichten und Risiken für Arbeitgeber:innen

Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, alle Überstunden und Zuschläge korrekt aufzuzeichnen, und die Steuerbefreiungen gemäß § 68 EStG ordnungsgemäß anzuwenden. Das Finanzamt überprüft im Rahmen von GPLB-Prüfungen die Richtigkeit der Angaben. Die Aufzeichnungen müssen daher vollständig, leicht nachvollziehbar und systematisch dokumentiert sein. Die Angaben müssen sich unmittelbar aus der Arbeitszeitaufzeichnung oder Personalverrechnung ergeben – bloße Summen- oder Monatslisten genügen nicht. Unklare, nachträglich erstellte oder pauschale Bestätigungen werden von der Finanzverwaltung regelmäßig nicht anerkannt und führen zum Verlust der Steuerbegünstigung.

Es empfiehlt sich daher, die Zeiterfassungssysteme technisch so anzupassen, dass steuerfreie Überstunden bereits bei der Erfassung eindeutig markiert und getrennt ausgewiesen werden können. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Voraussetzungen für die Steuerbegünstigung im Prüfungsfall zweifelsfrei nachgewiesen werden können. Fehlen solche detaillierten Aufzeichnungen – etwa wenn nicht eindeutig erkennbar ist, welche Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit bezahlt wurden – kann das Finanzamt die Steuerbefreiung aberkennen und die entsprechenden Zuschläge nachversteuern.

Besonderheiten bei Gleitzeit und Durchrechnung

Bei gleitender oder durchrechenbarer Arbeitszeit sind Plusstunden während der laufenden Periode grundsätzlich keine steuerbegünstigten Überstunden. Die Steuerfreiheit kann erst am Ende der jeweiligen Gleitzeit- oder Durchrechnungsperiode angewendet werden:

• bei 3-Monats-Perioden: max. viermal jährlich,
• bei 6-Monats-Perioden: max. zweimal jährlich,
• bei 12-Monats-Perioden: einmal jährlich.