Verpflichtende elektronische Zustellung in FinanzOnline seit 3. September 2025

Seit 3. September 2025 stellt die Finanzverwaltung sämtliche Schriftstücke an Unternehmer:innen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind, ausschließlich elektronisch über FinanzOnline zu. Ein „Herausoptieren“ aus der elektronischen Zustellung ist grundsätzlich nicht mehr möglich.

Was bedeutet das in der Praxis?

• Rechtswirksame Zustellung erfolgt im elektronischen Postfach: Ein Dokument gilt bereits als zugestellt, sobald es im Posteingang von FinanzOnline abrufbar ist – unabhängig davon, ob es auch geöffnet wurde. Ab der Zustellung beginnen bereits die Fristen (z. B. Zahlungsfristen, Beschwerdefristen) zu laufen.
• Benachrichtigungen aktivieren: Damit keine Mitteilungen übersehen werden, sollten Unternehmer:innen in FinanzOnline unter „Admin/Zustellung“ die E-Mail-Verständigung aktivieren und in den Grunddaten eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegen. Es wird daher empfohlen, sich regelmäßig in FinanzOnline einzuloggen, die hinterlegte E-Mail-Adresse zu prüfen bzw. zu aktualisieren und die E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren, um auch sicher keine Fristen zu versäumen.
  
  

Mehr Sicherheit durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung

Für den sicheren Zugang zu FinanzOnline setzt das BMF auf die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA). Am einfachsten nutzen Sie dafür die ID Austria. Alternativ kann die 2FA mit gängigen Authenticator-Apps (TOTP) eingerichtet werden. Bewahren Sie dabei unbedingt den Wiederherstellungscode sicher auf. Laut BMF wurde die 2FA-Registrierung bis September 2025 empfohlen und ist ab Oktober 2025 verpflichtend zu verwenden. Weitere Details sowie FAQs und Anleitungen zur 2FA finden Sie auf der Website des BMF.