Das Register der wirtschaftlichen Eigentümer wurde 2018 auf Basis des Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetzes (WiEReG) zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung eingerichtet und beinhaltet Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer:innen von Gesellschaften, Stiftungen und Trusts. Im Gegensatz zum Firmenbuch, in welchem bloß die rechtlichen Eigentümer:innen aufscheinen, werden im Register der wirtschaftlichen Eigentümer auch Treuhandschaften, Stimmbindungsverträge und abweichende Stimmrechte offengelegt. Mit 1. August 2023 ist nun eine Novellierung des WiEReG in Kraft getreten.
Von der Meldepflicht umfasste Rechtsträger sind alle im Firmenbuch eingetragene Personen- und Kapitalgesellschaften, Privatstiftungen, im Vereinsregister eingetragene Vereine, gemeinnützige Stiftungen und Fonds sowie Trusts und trustähnliche Vereinbarungen, sofern diese im Inland verwaltet werden. Nur vereinzelt bestehen Meldebefreiungen (z. B. für GmbH, OG und KG), wenn alle Gesellschafter:innen natürliche Personen sind.
Die Frist für die Meldung relevanter Datenänderungen beträgt dabei lediglich vier Wochen, die Frist für die die jährliche Kontrollmeldung ein Jahr und vier Wochen. Wichtig ist, dass die jährliche Kontrollmeldung auch dann durchgeführt werden muss, wenn es keine Änderung der relevanten Daten gegeben hat.
Werden die Meldefristen nicht eingehalten, wird vom zuständigen Finanzamt ein Zwangsstrafenverfahren eingeleitet. Bisher wurden die Androhungen der Zwangsstrafen direkt an die betroffenen Rechtsträger ausschließlich über das Unternehmensserviceportal (USP) zugestellt. Dadurch kam es in der Vergangenheit immer wieder zur Festsetzung von Zwangstrafen, weil dieses Postfach von vielen Unternehmer:innen nicht aktiv kontrolliert wurde.
Nach dem schrittweisen Inkrafttreten der WiEReG-Novelle 2023 mit 01.08.2023 erfolgt nunmehr die Zustellung der Androhung und Verhängung einer Zwangsstrafe wegen der Nichtabgabe der Meldung immer an den beim Finanzamt hinterlegten Zustellungsbevollmächtigten. Sollte die Erteilung einer generellen Zustellvollmacht nicht erwünscht sein, besteht auch die Möglichkeit nur für die Zustellung der Androhungen und Festsetzungen von Zwangsstrafen im Zusammenhang mit dem WiEReG einen Zustellbevollmächtigten zu hinterlegen.
Als Hilfestellung für unsere Klient:innen haben wir einen WiEReG-Änderungsservice in unsere Kanzleisoftware eingearbeitet. Dieser Dienst unterstützt beim Monitoring der WieReG-Fristen und erinnert noch vor der Zwangsstrafenandrohung an die jährliche Frist und an die Meldepflicht bei gewissen Änderungen in der Gesellschafterstruktur.
Eine wesentliche Erneuerung durch die WiEReG-Novelle 2023 ist die Erhöhung der Transparenz bei Treuhandschaften. So müssen künftig auch relevante Treuhandschaften in der Beteiligungskette offengelegt werden und bei Stiftungen und Trusts werden die Treuhandschaften im Register angezeigt. Als zusätzliche Information werden ab 10.12.2024 die Daten im Register um rechtskräftige Feststellungen als Scheinunternehmen sowie die Eintragung von Finanzsanktionen im Firmenbuch erweitert.
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