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Besser informiert am digitalen Arbeitsplatz: Social Intranet als Schlüssel zur Verbesserung der internen Information und Kommunikation

Online seit 9. Juni 2021, Lesedauer: Min.

Die neuen Informationstechnologien haben nicht nur zu einer Revolution des privaten Informationsbeschaffungs- und Kommunikationsverhaltens geführt. Im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt halten nützliche Tools wie Social Intranet verstärkt Einzug in Unternehmen, um dort zur Verbesserung der internen Information und Kommunikation beizutragen. Aufgrund unserer eigenen Erfahrungen möchten wir die sich daraus ergebenden Vorteile und Möglichkeiten der Umsetzung etwas näher für Sie beleuchten.

Mehr Information, Motivation und Identifikation im und mit dem Unternehmen

Der Begriff „Interne Kommunikation“ steht für sämtliche formellen und informellen Austauschprozesse, die zwischen Personen innerhalb einer Organisation (z. B. zwischen Mitgliedern, Gruppen und Teams) stattfinden. In der Vergangenheit war die physische Anwesenheit im Unternehmen noch zwingend nötig, um über Interna ausreichend informiert zu bleiben und sich selbst entsprechend einbringen zu können. In Zeiten von Homeoffice verlegt sich der „Place to be“ jedoch immer stärker auf den digitalen Arbeitsplatz. Hybridformen zwischen der Anwesenheit am physischen und einem ortsunabhängigen Arbeiten am digitalem Arbeitsplatz sind bereits zur Normalität geworden. Dank der vielfältigen Möglichkeiten moderner Informations- und Kommunikationssysteme bleiben die Mitglieder einer Organisation dabei dennoch mit dem Unternehmen und untereinander verbunden.

Bei entsprechender Handhabung trägt ein solches System zu einer besseren Information, mehr Motivation bei den Mitgliedern und einer stärkeren Identifikation mit dem Unternehmen bei. Statt (Massen-)E-Mails kommen Blogs zum Einsatz, Diskussionsforen unterstützen die Abhaltung und Aufarbeitung von Meetings, WIKIs zentralisieren (wenig) bekannte interne Vorgehensweisen, Chats fördern die rasche Weitergabe wichtiger Kurzinfos und digitale Benutzerprofile laden zum Kennenlernen von (neuen) KollegInnen ein.

Social Intranet: Schaffung einer zentralen Plattform als Königsweg

Natürlich können den Mitgliedern eines Unternehmens diese Funktionen auch über separate Tools zur Verfügung gestellt werden. Werden ihnen jedoch umfassende Interaktionsmöglichkeiten auf einer zentralen Plattform geboten, so wirkt sich dies positiv auf die Nutzung anderer Funktionen und die Häufigkeit der Verwendung aus. In einem solchen Fall kann dann von einem „Social Intranet“ gesprochen werden. Ein Begriff, welcher bereits seit 2014 kursiert und aufgrund der heutigen Möglichkeiten daher mancherorts bereits durch neue Wortschöpfungen wie „Modern Intranet“ oder „Digital Headquarter“ ersetzt wurde. Bei den Anbietern solcher Systeme steht man heutzutage vor der Qual der Wahl. Als Extrempunkte stehen dabei stark standardisierten Tools völlig maßgeschneiderte Individuallösungen gegenüber.

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Unser Tipp:
Die Auseinandersetzung mit der Thematik „Social Intranet“ lohnt sich insbesondere ab einer größeren bzw. größer werdenden Zahl von Mitgliedern. Aber auch für kleinere Unternehmen kann sich der Einsatz (standardisierter Lösungen) bereits bezahlt machen. Das ist vor allem der Fall sofern der aktive Austausch mit und zwischen den Mitgliedern des Unternehmens forciert werden soll.
Wir bemühen uns stets, Ihnen präzise und hilfreiche Informationen zur Verfügung zu stellen. 
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