Seit 1. April 2017 ist auch die (vorerst) letzte gesetzliche Verordnung in Sachen Registrierkasse vollständig in Kraft. Seither müssen alle verwendeten Kassen eines registrierkassenpflichtigen Unternehmens über einen funktionsfähigen Manipulationsschutz (Signatur- und Siegelerstellungseinheit) verfügen, welcher auf FinanzOnline zu erfassen ist. Um den damit hergestellten Betrugsschutz - selbst bei vorübergehender Funktionsunfähigkeit einer Kasse - aufrechterhalten zu können, fordert der Gesetzgeber auch im Falle des Ausfalles der Kasse die Einhaltung bestimmter Vorgehensweisen.
Meldungen betreffend der Registrierkassen bzw. der dazugehörigen Signatur- und Siegelerstellungseinheiten (SSE) sind stets über FinanzOnline vorzunehmen. Dazu zählen neben der Inbetrieb- und der Außerbetriebnahme, eben auch der Ausfall und die Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse bzw. einer SSE. Fällt eine Kasse nur „vorübergehend“ (z. B. Stromausfall, planmäßige Wartungsarbeiten) aus, so hat keine offizielle Meldung zu erfolgen. Ist jedoch mit einem längeren Ausfall (> 48 Stunden) aufgrund von gravierenden Funktionsproblemen, Diebstahl oder Verlust von Kasse und/oder SSE zu rechnen, muss eine Meldung „ohne unnötigen Aufschub“ (längstens jedoch binnen einer Woche) über FinanzOnline vorgenommen werden.
Anzugeben ist dabei die Bezeichnung der betroffenen Komponente, der Grund des Ausfalls, der Beginn des Ausfalls (gerundet auf die volle Stunde), sowie nach erfolgter Wiederinbetriebnahme auch das Ende des Ausfalls. Sollte die Wiederinbetriebnahme nach einem Ausfall nicht gelingen, so muss auf FinanzOnline die Außerbetriebnahme gemeldet werden.
Ist der Manipulationsschutz einer Registrierkasse aufgrund des Ausfalls von Kasse bzw. SSE nicht mehr in Takt, so müssen sämtliche Barumsätze einstweilig mit einer anderen Registrierkasse erfasst werden. In Fällen, in denen keine zweite Registrierkasse als Alternative zur Verfügung steht, müssen die Barumsätze händisch erfasst und Zweitschriften der Belege angefertigt und aufbewahrt werden. Bei bloßer Funktionsunfähigkeit der SSE (= kein QR-Code) ist auf der Rechnung zudem der Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ gut sichtbar zu ergänzen. Nach erfolgter Wiederinbetriebnahme müssen sämtliche Geschäftsvorfälle im Ausfallszeitraum nacherfasst werden, es genügt die Bezugnahme auf die Belegnummer des händischen Belegs (auch ein täglicher Sammelbeleg ist möglich). Alle erstellten Belege der Ausfallzeit bleiben dennoch aufbewahrungspflichtig.
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