Unternehmen, die eine (manipulationssichere) Registrierkasse im Einsatz haben, müssen monatlich, vierteljährlich und am Jahresende gewisse Arbeitsschritte erledigen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen (siehe auch: Sicheres Arbeiten mit der Registrierkasse: Regelmäßige Aufgaben im laufenden Betrieb ab 1. April 2017). Wir haben für Sie diese Erfordernisse nochmals ausführlich aufbereitet.
Am letzten Arbeitstag eines jeden Monats ist ein Kassenabschluss zu erstellen. Im Normalfall wird dieser nach Arbeitsende – also als letzter Beleg des Tages – durch eine Funktion des Kassensystems ausgeführt. Steht Ihnen bei Ihrem Kassasystem diese Funktion nicht zur Verfügung, so ist ein Nullbeleg (wenn möglich, mit der Positionsbezeichnung „Monatsabschluss“) zu erzeugen. Ein vollständiges Datenerfassungsprotokoll muss hingegen mindestens alle drei Monate auf einem externen Speicher, wie z. B. USB-Stick, externe Festplatte, CD, etc. gesichert werden. Wir empfehlen hierbei eine Sicherung direkt nach dem Monatsabschluss. Für diese Daten gilt die siebenjährige Aufbewahrungspflicht.
Unabhängig von Ihrem gewählten Wirtschaftsjahr muss am Jahresende, nach der letzten Kassenbuchung, stets der Jahresbeleg ausgedruckt und überprüft werden. Dieser entspricht dem Monatsabschluss Dezember. Die Kontrolle des Jahresbelegs ist mittels der Belegcheck-App des BMF vorzunehmen. Sie benötigen hierfür Ihren Authentifizierungscode (= 12-stelliger Code) von FinanzOnline und die installierte Belegcheck-App auf Ihrem Handy oder Tablet. Dieser Vorgang ist also mit Überprüfung des Startbelegs deckungsgleich. Folgende Schritte sind der Reihe nach zu erledigen:
Sobald die manipulationssichere Registrierkasse gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) eingerichtet ist, gilt es in regelmäßigen Abständen bestimmte Aufgaben zu erfüllen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Generell lässt sich hier zwischen monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen (am Jahresende) Aufgaben unterscheiden, die von den dafür verantwortlichen Personen im Unternehmen auszuführen sind.
Am Monatsende ist bei jedem verwendeten Kassensystem ein sogenannter „Monatsabschluss“ durchzuführen. Dabei handelt es sich im Regelfall um eine eigene Funktion des Kassensystems, die am letzten Arbeitstag des jeweiligen Monats nach Arbeitsende (= letzter Beleg) auszuführen ist. Steht Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung, so ist ein normaler Beleg mit dem Betrag von EUR 0,- (Nullbeleg) und - wenn möglich - der Positionsbezeichnung „Monatsabschluss“ zu erzeugen.
Zumindest alle drei Monate muss das vollständige Datenerfassungsprotokoll auf einem externen elektronischen Speichermedium rückgesichert werden. Dabei empfiehlt sich der Einsatz von externen Festplatten, USB-Sticks oder sicheren Servern. Da diese Daten, wie sämtliche Buchhaltungsunterlagen, der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen und im Falle einer Prüfung den Finanzbeamten zur Verfügung zu stellen sind (gemäß §§ 131,132 BAO), wird eine doppelte Sicherung angeraten. Im Idealfall soll die Sicherung nach der Erzeugung eines Monatsabschlusses erfolgen (nach 2 bis 3 Monaten). Die Unveränderbarkeit des Dateninhalts gewährleisten dabei Signatur- bzw. Siegelzertifikat des jeweiligen Kassensystems.
Am Ende eines jeden Kalenderjahres muss der „Jahresbeleg“ (= Monatsabschluss Dezember, unabhängig von Ihrem Wirtschaftsjahr) ausgedruckt, via FinanzOnline überprüft und aufbewahrt werden. Dieser Prüfvorgang entspricht exakt jenem der Überprüfung des Startbelegs (Verwendung der Smartphone-App „BMF Belegcheck“ oder - falls vorhanden - Verwendung des „Registrierkassen-Webservices“ der eigenen Registrierkasse).
