Sicheres Arbeiten mit der Registrierkasse: Regelmäßige Aufgaben im laufenden Betrieb ab 1. April 2017

Sobald die manipulationssichere Registrierkasse gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) eingerichtet ist, gilt es in regel­mäßigen Abständen bestimmte Aufgaben zu erfüllen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Generell lässt sich hier zwischen monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen (am Jahresende) Aufgaben unterscheiden, die von den dafür verantwortlichen Personen im Unternehmen auszuführen sind.

Monatliche Aufgabe: Kassenabschluss

Am Monatsende ist bei jedem verwendeten Kassensystem ein sogenannter „Monats­abschluss“ durchzuführen. Dabei handelt es sich im Regelfall um eine eigene Funktion des Kassensystems, die am letzten Arbeitstag des jeweiligen Monats nach Arbeitsende (= letzter Beleg) auszuführen ist. Steht Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung, so ist ein normaler Beleg mit dem Betrag von EUR 0,- (Nullbeleg) und - wenn möglich - der Positionsbezeichnung „Monatsabschluss“ zu erzeugen.

Vierteljährliche Aufgabe: Datensicherung

Zumindest alle drei Monate muss das vollständige Datenerfassungsprotokoll auf einem externen elektronischen Speichermedium rückgesichert werden. Dabei empfiehlt sich der Einsatz von externen Festplatten, USB-Sticks oder sicheren Servern. Da diese Da­ten, wie sämtliche Buchhaltungsunterlagen, der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen und im Falle einer Prüfung den Finanzbeamten zur Verfügung zu stellen sind (gemäß §§ 131,132 BAO), wird eine doppelte Sicherung angeraten. Im Idealfall soll die Sicherung nach der Erzeugung eines Monatsabschlusses erfolgen (nach 2 bis 3 Monaten). Die Unveränderbarkeit des Dateninhalts gewährleisten dabei Signatur- bzw. Siegelzertifikat des jeweiligen Kassensystems.

Aufgabe am Jahresende: Jahresbeleg überprüfen

Am Ende eines jeden Kalenderjahres muss der „Jahresbeleg“ (= Monatsabschluss De­zember, unabhängig von Ihrem Wirtschaftsjahr) ausgedruckt, via FinanzOnline über­prüft und aufbewahrt werden. Dieser Prüfvorgang entspricht exakt jenem der Überprü­fung des Startbelegs (Verwendung der Smartphone-App „BMF Belegcheck“ oder - falls vorhanden - Verwendung des „Registrierkassen-Webservices“ der eigenen Registrier­kasse).