Kann ein:e Arbeitnehmer:in ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Privatfahrten nutzen, muss zwingend ein Sachbezug in der Lohnverrechnung angesetzt werden. Eine lockere Handhabung dieser Thematik bzw. ungenaue Aufzeichnungen führen bei Prüfungen zu teilweise beträchtlichen Nachzahlungen.
Der Sachbezug ist grundsätzlich unabhängig vom Ausmaß der Privatnutzung anzusetzen. Als Privatfahrten gelten auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Der Sachbezugswert beträgt monatlich 2 % der Anschaffungskosten, max. aber EUR 960,- pro Monat. Ein reduzierter Sachbezug von mtl. 1,5 % der Anschaffungskosten des KFZ (max. EUR 720,- pro Monat) ist anzusetzen, wenn der CO2-Emissionswert einen bestimmten Grenzwert nicht überschreitet. Dieser Grenzwert hängt vom Datum der Erstzulassung des KFZ ab und liegt für 2023 bei 132g/km. Wird das arbeitgebereigene KFZ nachweislich durch ein lückenloses Fahrtenbuch im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 500 Kilometer mtl. für private Zwecke (einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) genutzt, ist der halbe Sachbezugswert in Höhe von einem Prozent der tatsächlichen Anschaffungskosten (max. EUR 480,- pro Monat) anzusetzen. Beim reduzierten Sachbezug sind dies 0,75 % und max. EUR 360,- pro Monat.
Bei Neufahrzeugen bilden die tatsächlichen Anschaffungskosten (einschließlich USt und Normverbrauchsabgabe) die Basis zur Ermittlung des Sachbezugswertes. Auch die Kosten für Sonderausstattungen (z. B. integriertes Navigationsgerät) zählen zu den Anschaffungskosten. Für die Sachbezugsbewertung von Gebrauchtfahrzeugen sind hingegen der Listenpreis und die CO2-Emissionswertgrenze zum Zeitpunkt der erstmaligen Zulassung maßgebend. Sonderausstattungen bleiben dabei unberücksichtigt. Der Ansatz der (geringeren) tatsächlichen Anschaffungskosten des KFZ im gebrauchten Zustand ist nicht zulässig. Bei Leasingfahrzeugen ist der Sachbezugswert von jenen Anschaffungskosten zu berechnen, die der Berechnung der Leasingrate zu Grunde liegen (einschließlich USt und Normverbrauchsabgabe). Sind diese aus dem Leasingvertrag nicht ersichtlich, ist vom Neupreis der entsprechenden Modellvariante zum Zeitpunkt der Erstzulassung auszugehen. Im Falle von geleasten Gebrauchtfahrzeugen sind die Anschaffungskosten analog zu gekauften Gebrauchtfahrzeugen zu ermitteln. Bei Vorführkraftfahrzeugen, die Dienstgeber:innen von KFZ-Händlern als „Vorführwagen“ erworben haben und eigenen Dienstnehme:rinnen zur außerberuflichen Verwendung überlassen, kommen für die Sachbezugsbewertung die Bestimmungen für Gebrauchtfahrzeuge zur Anwendung. Nur für KFZ-Händler selbst gibt es hier eine Sonderregelung.
Hat ein:e Arbeitnehmer:in die Möglichkeit, mehrere KFZ für Privatfahrten zu nutzen, ist ein Sachbezugswert unter Berücksichtigung der CO2-Emissionswertgrenzen für jedes einzelne Fahrzeug anzusetzen. Bei entsprechend hohen Anschaffungskosten ist der Höchstbetrag von EUR 960,- bzw. EUR 720,- daher auch mehrmals heranzuziehen. Leistet der/die Arbeitnehmer:in einen einmaligen Kostenbeitrag für die Anschaffung eines KFZbzw. laufende Kostenbeiträge für die Privatnutzung eines KFZ, vermindert dies den Sachbezugswert. Einmalige Kostenbeiträge sind vor Ermittlung des Sachbezuges von den tatsächlichen Anschaffungskosten in Abzug zu bringen. Sodann ist der vom CO2-Emissionswert abhängige Maximalbetrag von EUR 720,- bzw. EUR 960,- zu berücksichtigen. Bei laufenden Kostenbeiträgen ist zunächst der Sachbezug von den tatsächlichen Anschaffungskosten zu berechnen und im Anschluss daran der erbrachte Kostenbeitrag abzuziehen. Erst dann erfolgt die Berücksichtigung des Maximalbetrages von EUR 720,- bzw. EUR 960,-.
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