In den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) wird unter anderem geregelt, dass jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegen muss. In der Praxis werden wir in letzter Zeit vermehrt bei Onlinekäufen mit dem Fehlen von Belegen in den Buchhaltungsunterlagen konfrontiert. Die Rechnungen sind aber nötig, damit die getätigten Ausgaben als Aufwand in der Buchhaltung berücksichtigt werden können und die Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Die nachträgliche Anforderung der Belege führt zu einem hohen Zeit- und Administrationsaufwand. Um den Aufwand auf beiden Seiten so gering wie möglich zu halten, haben wir nachfolgend ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.
Bei Kreditkartenabrechnung sind sämtliche Einzelrechnungen beizulegen
Onlinekäufe werden oftmals mit Kreditkarte erledigt. Die getätigten Zahlungen sind auf den Kreditkartenabrechnungen zwar ersichtlich, ohne beigelegter Rechnung ist jedoch nicht immer erkennbar, was gekauft wurde. Eine Berücksichtigung des Aufwandes in der Buchhaltung ist in diesen Fällen nicht möglich, ebenso wenig die Geltendmachung der Vorsteuer. Wir empfehlen daher, bei Onlinekäufen ein separates Firmenkonto anzulegen und mit diesem Konto ausschließlich betriebliche Käufe zu tätigen. Dadurch werden die Rechnungen richtig ausgestellt (siehe auch Artikel: Nach dem Onlinebezug auch zum Vorsteuerabzug! Der richtige Umgang mit Amazon-Rechnungen) und die betrieblichen Belege sind schneller auffindbar. Zudem sollten die Rechnungen gleich beim Onlinekauf heruntergeladen bzw. ausgedruckt werden.
Abgrenzung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben
Häufig werden auf Kreditkartenabrechnungen sowohl private als auch betriebliche Ausgaben getätigt. Wir empfehlen daher in solchen Fällen die betrieblichen Ausgaben zu kennzeichnen, dadurch können zeitaufwendige Nachfragen vermieden werden. Im besten Fall liegen den betrieblichen Ausgaben auch die dazugehörigen Rechnungen bei. Das gilt beispielsweise auch für Online gekaufte bzw. mit Kreditkarte bezahlte Reisekosten.
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