Von der GPLA zur GPLB: Erfolgreich mit uns durch die nächste Prüfung

In diesem Interview erläutern Martina und Karin, was sich hinter den Begriffen GPLA (Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben) und GPLB (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) verbirgt. Sie sprechen über die Schwerpunkte, die bei diesen Prüfungen besonders berücksichtigt werden, wie etwa die Arbeitszeitaufzeichnungen und die private Nutzung von Firmenfahrzeugen. Zudem wird beschrieben, wie Klient:innen durch kontinuierliche Beratung und Unterstützung auf Prüfungen vorbereitet werden, um Überraschungen zu vermeiden.

Was steckt eigentlich hinter den Begriffen GPLA bzw. GPLB?

Martina: Der Vorgänger "GPLA" stand noch für „Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben“. Dieser Begriff ist mittlerweile jedoch durch den Ausdruck "GPLB" (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) ersetzt worden, da dieser besser zum Ausdruck bringen soll, dass auch Beiträge (wie z. B. der Dienstgeberbeitrag oder Sozialversicherungsbeiträge) vom Prüfungsumfang miterfasst sind. Bei einer GPLB wird von Seiten der Behörde (Finanzamt oder Österreichische Gesundheitskasse) in einem Prüfvorgang kontrolliert, ob die monatliche Lohnabrechnung den abgabenrechtlichen Bestimmungen entspricht. Das bedeutet, es werden nicht nur die Einhaltung der Melde-, Versicherungs- und Beitragsbestimmungen der Sozialversicherung sowie die richtige Abfuhr von Lohn- und Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag geprüft, sondern auch, ob alle Mitarbeiter:innen jenes Entgelt erhalten, welches ihnen unter anderem aufgrund der kollektivvertraglichen Bestimmungen zusteht. Da es sich um eine gemeinsame Prüfung handelt, ist es egal, von welcher Behörde ein:e Prüfer:in kommt, denn er/sie ist immer für die Prüfung der gesamten Lohnabrechnung zuständig. Ein Großteil unserer Klient:innen wird in regelmäßigen zeitlichen Abständen (3 bis max. 5 Jahre) geprüft. In der Regel strebt die Behörde eine lückenlose Anschlussprüfung an bereits zuvor geprüfte Zeiträume an.

Wie wird man über eine anstehende Prüfung informiert und wie geht es dann weiter?

Karin: Ein:e Prüfer:in der zuständigen Behörde nimmt mit uns Kontakt auf und informiert uns über die anstehende Prüfung. Im ersten Schritt wird dabei bekanntgegeben, welche Zeiträume geprüft und welche Unterlagen dafür benötigt werden. Daraufhin werden unsere Klient:innen von uns unverzüglich über die Prüfungsankündigung in Kenntnis gesetzt und auf prüfungsrelevante Themen hingewiesen. Im zweiten Schritt wird der genaue Prüfungsbeginn mit dem/der Prüfer:in vereinbart, damit einem reibungslosen Ablauf der Prüfung, welche im Normalfall bei uns im Haus stattfindet, nichts mehr im Wege steht. Ein Großteil der dafür erforderlichen Unterlagen kann dann meist schon von dem/der zuständigen Sachbearbeiter:in elektronisch aufbereitet und übermittelt werden.

Welche Themenschwerpunkte werden derzeit besonders häufig gesetzt?

Martina: Das wohl wichtigste Prüfungsthema sind die Arbeitszeitaufzeichnungen. Hier gilt es die Höchstgrenzen der Arbeitszeit, die Einhaltung der Ruhezeiten und die Beurteilung von Mehr- und Überstunden zu beachten. Die Qualität und Genauigkeit dieser Arbeitszeitaufzeichnungen ist oft für das Prüfungsergebnis sehr entscheidend. Denn mangelhafte Aufzeichnungen sowie falsch oder nicht entlohnte Mehr- und Überstunden sind für Prüfer:innen ein gefundenes Fressen. Auch auf Entgelte, welche sozialversicherungs- und steuerfrei abgerechnet werden (wie z. B. Diäten oder Zulagen), wird ein großes Augenmerk gelegt.

Karin: Ein weiteres großes Thema ist zudem die private Nutzung von firmeneigenen Kraftfahrzeugen durch Mitarbeiter:innen. Da in diesen Fällen ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vorliegt, wird im Zuge der Prüfung genauestens kontrolliert, ob in der monatlichen Abrechnung auch ein Sachbezug angesetzt wird. Falsch oder nicht berücksichtigte Sachbezüge können zu immensen Nachforderungen bei einer Prüfung führen.

Martina: Freiwillige Sachzuwendungen, für welche es pro Jahr und Mitarbeiter:in eine Obergrenze hinsichtlich Steuer- und Abgabenfreiheit gibt (wie z. B. bei Weihnachtsgeschenken oder Betriebsveranstaltungen), werden ebenfalls genau unter die Lupe genommen. Die exakte Summe dieser Ausgaben ist nämlich für Prüfer:innen aus dem Jahresabschluss ersichtlich und daher sehr einfach zu kontrollieren.

Wie werden Klient:innen konkret dabei unterstützt, damit es bei Prüfungen zu keinen bösen Überraschungen kommt?

Karin: Aktuelle Prüfungsschwerpunkte werden von uns kontinuierlich in unsere laufenden Beratungsgespräche aufgenommen, damit unsere Klient:innen über die zentralen Kontrollbereiche stets im Bild sind. Zudem halten wir unsere Klient:innen natürlich dazu an, uns über sämtliche betrieblichen Veränderungen, welche das Personal betreffen, zu informieren. Denn gerade durch Themen wie der Veränderung von Tätigkeiten von Mitarbeiter:innen, der Aufnahme einer neuen Gewerbeberechtigung oder der Privatnutzung eines firmeneigenen KFZ können sich unbeabsichtigte Fehler in die Personalverrechnung einschleichen, die leicht zu übersehen sind.

Martina: Zwischen den Prüfer:innen und uns Sachbearbeiter:innen herrscht grundsätzlich eine freundliche und wertschätzende Gesprächsbasis. Im Regelfall kennt man sich auch und ist beiderseits um eine rasche und professionelle Abwicklung einer Prüfung bemüht.