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Innovativ in die Zukunft: Die transformative Kraft von Schnittstellen und Automatisierung

Online seit 29. Juni 2024, Lesedauer: 3 Min.

Branchenübergreifend ist ja meist von der “Digitalisierung” die Rede. In welcher Verbindung steht dieser Begriff zur Automatisierung in der Buchhaltung?

Christine: Automatisierung bedeutet in der Buchhaltung, Technologien wie Software und Algorithmen zu nutzen, um manuelle und zeitraubende Aufgaben zu reduzieren und in weiterer Folge zu eliminieren. Prozesse werden dadurch effizienter, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert, und Buchhalter:innen können sich auf qualifiziertere Aufgaben wie bspw. auf das Controlling konzentrieren. Die Digitalisierung von Daten schafft die Grundlage, auf der diese Automatisierungssysteme aufbauen.
Maria: Digitalisierung und Automatisierung haben in der Steuerberatung in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Bei uns lautet eine zentrale Devise: “Einfach digital”. Und diese Philosophie leben wir auch. Wir sind davon überzeugt, dass Digitalisierung und Automatisierung sowohl unsere Klient:innen als auch unser Unternehmen effizienter und erfolgreicher machen.

Welchen Stellenwert nehmen dabei Schnittstellen zur Buchhaltung ein?

Christine: Schnittstellen zur Buchhaltung nehmen einen zentralen Stellenwert ein, da sie den nahtlosen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen und der Buchhaltungssoftware ermöglichen. Sie fungieren als essenzielle Brücken, die bspw. Verkaufs- oder Warenwirtschaftssysteme mit der Buchhaltungssoftware verbinden und so gewährleisten, dass Buchhaltungsdaten automatisch und in Echtzeit übertragen werden können. Ohne diese Kanäle wäre eine effektive Kommunikation zwischen automatisierten Systemen gar nicht möglich. Sie sind unverzichtbare Bestandteile moderner Finanz- und Unternehmenssoftware und für die Automatisierung betrieblicher Abläufe unerlässlich.


Sind die benötigten Schnittstellen in den meisten Systemen integriert oder müssen sie separat implementiert werden?

Maria: Schnittstellen sind mittlerweile in nahezu allen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) standardmäßig zu finden. Gemeint sind damit umfassende Softwarelösungen, die zur zentralen Verwaltung und Integration von Daten und Geschäftsprozessen entwickelt wurden und verschiedene Funktionsbereiche eines Unternehmens, wie Warenwirtschafts-, Fakturierungs-, Kassen- und Banksysteme oder Online-Plattformen, miteinander verbinden. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen spezielle Anforderungen oder einzigartige Geschäftsprozesse die Implementierung zusätzlicher, maßgeschneiderter Schnittstellen erfordern. In solchen Situationen müssen diese Schnittstellen separat entwickelt und integriert werden.

Christine: Viele Systeme am deutschsprachigen Markt verfügen bspw. bereits über eine BMD-Schnittstelle, die jedoch oft kostenpflichtig ist. Daher führen wir im Vorfeld eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Sind die Kosten zu hoch oder ist keine Schnittstelle vorhanden, prüfen wir alternative Datenexporte, die im Programm verfügbar sind. Durch Anpassungen oder den Einsatz von Algorithmen können diese Daten oft ebenfalls für die Buchhaltung nutzbar gemacht werden. Wenn es die Situation verlangt, erstellen wir aber auch eine individuelle Lösung, um die Automatisierung zu ermöglichen.


Welche positiven Effekte der Automatisierung werden von Klient:innen am häufigsten hervorgehoben?

Maria: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich und beschleunigen die Bearbeitung von Buchhaltungsaufgaben. Es ist ein zeitaufwändiger Prozess, Belege auszudrucken, abzulegen und in physischer Form in die Kanzlei zu bringen. Dies entfällt vollständig, was von vielen sehr begrüßt wird.
Christine: Zudem werden menschliche Fehler minimiert und die Genauigkeit der Buchhaltungsdaten erhöht. Die Daten können dadurch besser analysiert und Systemfehler, die anhand einer ausgedruckten Rechnung gar nicht zu erkennen sind, überhaupt erst aufgedeckt werden.


Welche Strategie wird mit der Automatisierung verfolgt?

Maria: Unser Ziel ist es, unseren Unternehmer:innen so viele Verwaltungsaufgaben wie möglich abzunehmen, um ihnen mehr Zeit für das Wesentliche zu verschaffen. Durch die nahtlose Verknüpfung von Systemen sollen die buchhaltungsrelevanten Daten automatisch fließen und zusätzlichen Mehrwert generieren. Wir bleiben also auch künftig engagiert, um unseren Klient:innen optimale Lösungen zu bieten.

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