Sowohl Lieferungen in einen EU-Mitgliedsstaat (innergemeinschaftliche Lieferung; kurz: i.g. Lieferung) als auch in das Drittland (Ausfuhrlieferung) sind von der Umsatzsteuer befreit und werden somit netto verrechnet. Um die Steuerfreiheit zu gewährleisten, sind jedoch Nachweise erforderlich, die im Rahmen einer Betriebsprüfung zumeist eingefordert werden.
Wenn der/die AbnehmerIn die Ware selbst oder durch Angestellte abholen lässt, sind Nachweispflichten unverzichtbar. Dies beinhaltet beispielsweise die Erklärung der abnehmenden Person, dass der Gegenstand tatsächlich in ein anderes EU-Land befördert wird. Dieses Dokument ist auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) unter der Kategorie „Findok“, Suchbegriff: „Umsatzsteuer Anhang 5“ zu finden.
Weitere Unterlagen der Nachweisführung sind: Rechnungsdurchschrift, Lieferschein, Empfangsbestätigung des Abnehmers (Anhang 6) und Versendungsbelege wie z. B. Frachtbriefe oder Postaufgabebescheinigungen. Wenn bei einer Betriebsprüfung vereinzelt Nachweise fehlen, wird Ihnen im Regelfall eine Frist von etwa einem Monat eingeräumt, um diese nachzureichen, damit die Steuerfreiheit bestehen bleibt. Wird die Nachweispflicht innerhalb dieses Zeitraums jedoch weiterhin verabsäumt, wird Ihnen die Steuerfreiheit versagt und Sie müssen die Umsatzsteuer nachzahlen.
Wird die Lieferung ins Drittland sofort steuerfrei behandelt, muss der Ausfuhrnachweis innerhalb von 6 Monaten erbracht werden. In Abholfällen ist darauf zu achten, dass es sich um eine/n ausländische/n Abnehmer:in ohne Wohnsitz im Inland handelt, erst dann kann von einer steuerfreien Ausfuhrlieferung gesprochen werden. Findet eine Betriebsprüfung statt und fehlende Belege sind nachzureichen, so sollte dies stets zeitnah erfolgen. Ein gesetzlich festgelegter Zeitraum besteht hierfür jedoch nicht.
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