Fehlende UID-Überprüfung kostete Vorsteuerabzug: Kontrolle mittels zweistufigem Verfahren und Dokumentation schützt

Eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) ist unter anderem Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bzw. grenzüberschreitenden sonstigen Leistungen und kann bei Ungültigkeit zu gravierenden Folgen führen. Aber wie lässt sich die Gültigkeit einer UID überhaupt überprüfen und wie oft ist diese Überprüfung tatsächlich notwendig? Wir klären aufgrund eines neuen Erkenntnisses des Bundesfinanzgerichts (BFG) darüber auf.

Aktueller Anlassfall: Kontrolle von UID liegt im Verantwortungsbereich von österreichischen Unternehmen

Im BFG-Erkenntnis vom 27.03.2024 (RV/7101598/2020) wurde kürzlich der Fall eines österreichischen Unternehmens behandelt, welches Leistungen der Güterbeförderung an ein slowenisches Unternehmen ausgeführt hat. Das österreichische Unternehmen hat hierfür selbst aus dem Ausland Leistungen zugekauft und dabei den Vorsteuerabzug geltend gemacht. Die Rechnungen an das slowenische Unternehmen wurden ohne USt mit dem Hinweis auf Übergang der Steuerschuld ausgestellt. Allerdings verfügte das slowenische Unternehmen über keine gültige UID, sondern verwendete lediglich die Länderabkürzung „Sl“ in Kombination mit der nationalen Steuernummer. Die Umsätze wurden vom österreichischen Unternehmen in der Zusammenfassenden Meldung auf die fälschlich angegebene „UID“ erklärt. Bei einer finanzbehördlichen Überprüfung stellte sich dann aber heraus, dass das slowenische Unternehmen die USt nie abgeführt hat. Die österreichischen Behörden versagten daraufhin dem österreichischen Unternehmen auf Grundlage des § 12 Abs. 4 UStG den Vorsteuerabzug für die aus dem Ausland zugekauften Leistungen. Begründet wurde die Entscheidung damit, dass die Kontrolle der UID eine notwendige Maßnahme zur Vermeidung von Steuerhinterziehungen darstellt.

Wie kann die Gültigkeit der UID kontrolliert werden?

Die Überprüfung der UID soll daher sowohl bei innergemeinschaftlichen Lieferungen als auch bei grenzüberschreitenden sonstigen Leistungen durchgeführt werden und wurde europaweit mit dem sogenannten „Bestätigungsverfahren“ eingeführt. Dieses Verfahren gliedert sich in zwei Stufen, wobei in der ersten Stufe lediglich die Gültigkeit der UID überprüft wird und im Rahmen der zweiten Stufe die Gültigkeit der UID für einen bestimmten Namen unter einer bestimmten Anschrift bestätigt wird. Dies kann über Finanzonline oder durch Selbstabfrage im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) der EU Kommission kontrolliert werden.

Wie oft sollen Überprüfungen der UID vorgenommen werden?

Es gibt weder im innerstaatlichen noch im europäischen Recht eine Vorgabe, wie oft die Überprüfung der UID durchgeführt werden sollte. Bei neuen Geschäftspartner:innen ist es jedoch ratsam, standardmäßig eine Überprüfung des qualifizierten Bestätigungsverfahrens der Stufe 2 durchzuführen. Bei dauernden Geschäftsbeziehungen ist eine routinemäßige Überprüfung der Stufe 1 einmal jährlich zu empfehlen. Bei erfolgreicher Überprüfung der UID kann sich der Steuerpflichtige auf die Gültigkeit verlassen. Eine Dokumentation der durchgeführten Überprüfungen wird dabei dringend empfohlen. Stellt sich in einem Prüfungsverfahrens tatsächlich heraus, dass eine UID ungültig ist, muss mit dem Unternehmen Kontakt aufgenommen werden, da ansonsten der Vorsteuerabzug oder die Umsatzsteuerbefreiung verloren gehen können.