Warenlieferungen an UnternehmerInnen im Ausland (Mitgliedsstaaten der EU und Drittländer) können nur dann von der Umsatzsteuer befreit werden, wenn neben den materiell rechtlichen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit auch Nachweise zur Bestätigung des tatsächlichen Grenzübertritts binnen 6 Monaten nach Lieferung erbracht werden. Sollten die geforderten Nachweise, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung, nicht vorgelegt werden können, muss für die entsprechenden Umsatzgeschäfte die Umsatzsteuer entrichtet werden, unabhängig davon, ob diese von der Abnehmerin/dem Abnehmer nachgefordert werden kann oder nicht.
Werden bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in das EU-Ausland die Waren durch das österreichische Unternehmen selbst dorthin befördert oder holen ausländische Unternehmen die Waren selbst ab, so reichen bereits Rechnungsdurchschrift, Lieferschein (Bestimmungsort der Lieferung muss ersichtlich sein) bzw. Empfangsbestätigung oder Abholungserklärung aus, um die Nachweispflicht zu erbringen. Werden die Waren via selbständigen Frachtführer oder Spedition versendet, erhält man von diesen die dafür nötigen Versendungsbelege (z. B. Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen, etc.).'
Bei Lieferungen in Drittländer verkompliziert sich die Nachweisdokumentation. Im Versendungsfall erbringen auch die div. Versendungsbelege (z. B. Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen, Konnossemente, etc.) oder die Ausfuhrbescheinigung eines im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Spediteurs den Nachweis. Werden die Waren jedoch selbst befördert bzw. vom Abnehmer abgeholt, so muss eine schriftliche Anmeldung in der Ausfuhr (versehen mit der zollamtlichen Ausgangsbestätigung) erfolgen oder die elektronische Ausfuhranzeige des e-zoll-Verfahrens muss verwendet werden.
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