Aus gegebenem Anlass: Unvollständiges Wareneingangsbuch führte zur Schätzung

Aufgrund eines aktuellen Falles möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass die korrekte Führung des Wareneingangsbuches (WEB) bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern, derzeit bei Prüfungen des Finanzamtes verstärkt kontrolliert wird. Die korrekten Eintragungen Ihrer Waren- bzw. Materialeinkäufe gilt es in zeitlich richtiger Reihenfolge, spätestens bis zum 15. des zweitfolgenden Monats, vorzunehmen (siehe Artikel "Vollständigkeit schützt vor Schätzung: Zur Führung des Wareneingangsbuches"). Denn werden im Rahmen von Prüfungstätigkeiten Unregelmäßigkeiten festgestellt, so tritt die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung in Kraft.

Praxisfall: Waren wurden erst nach dem Rechnungsbegleich erfasst

Erst vor kurzem kontrollierte ein Prüfer die Wareneinkäufe eines Klienten, die dieser aus dem Ausland bezogen hatte, und stellte fest, dass einige Güter nicht im Wareneingangsbuch erfasst waren. Bei einer Betriebs- bzw. USO-Prüfung zählt dieses Vorgehen mittlerweile zum Standardrepertoire.

Die Einkäufe wurden vom Unternehmer deshalb noch nicht in das Wareneingangsbuch aufgenommen, da er die dazugehörige Rechnung bis dato nicht bezahlt hatte. Unabhängig vom Begleich der Ware, hätten diese jedoch bereits in das Wareneingangsbuch eingetragen werden müssen. Im vorliegen Fall wurde von der Finanzverwaltung daher eine Schätzung durchgeführt, die eine empfindliche Strafzahlung zur Folge hatte.

Fehlende Information über Einkauf macht Aufnahme unmöglich!

Eine Eintragung ins Wareneingangsbuch hat innerhalb der dafür vorgesehen Frist unabhängig vom tatsächlichen Bezahlvorgang zu erfolgen. Sollten wir das Wareneingangsbuch für Sie mitführen, so stellen bezahlte Einkäufe zumeist kein Problem dar, da die getätigten Überweisungen (Bank/Kassa) für uns ersichtlich sind.

Wurde die Zahlung jedoch noch nicht geleistet, so können wir unserer Verpflichtung, Ihr Wareneingangsbuch ordnungsgemäß zu führen, mangels nötiger Informationen nicht nachkommen. Wir bitten Sie daher, alle Ihre Wareneinkäufe der Monatsbuchhaltung beizulegen.