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Als durchlaufende Posten werden Gelder bezeichnet, die von einem Unternehmen in fremdem Namen und auf fremde Rechnung für andere vereinnahmt oder verausgabt werden. Sie stellen daher weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben dar. Werden hingegen Kosten, die mit der Leistungserbringung in Verbindung stehen, im eigenen Namen bezogen und an Kunden weiterverrechnet, verlieren diese den Charakter eines durchlaufenden Postens. Da es sich bei dieser Thematik um einen vieldiskutierten Dauerbrenner handelt, klären wir über die jeweiligen Unterschiede auf.
Da durchlaufende Posten für andere in Rechnung gestellt werden, müssen diese auf einer Rechnung stets auch getrennt vom selbst vereinnahmten Entgelt angeführt werden. Weiters darf keine Umsatzsteuer für sie veranschlagt werden. Die Weiterverrechnung erfolgt somit immer netto. Beispiele für durchlaufende Posten sind Orts- und Kurtaxen, Rezeptgebühren, Begutachtungsplaketten gem. § 57a KFG, von Rechtsanwälten oder Notaren weiterverrechnete Gerichtsgebühren oder Auslagen eines Spediteurs (z. B. Zölle oder die Einfuhrumsatzsteuer). Dabei ist es üblich, dass die Originalbelege an jenen weitergegeben werden, für den diese Ausgaben getätigt wurden, damit diese in die entsprechende Buchhaltung mit aufgenommen werden können.
Ausgaben, die im Rahmen einer Leistungsvereinbarung dem Kunden zusätzlich zum Leistungsentgelt auf eigenen Namen in Rechnung gestellt werden, wie z. B. Frachtspesen, Reisekosten oder Telefongebühren, werden hingegen grundsätzlich mit Umsatzsteuer weiter verrechnet. Der Umsatzsteuersatz hat sich dabei an der Hauptleistung zu orientieren, wobei unerheblich ist, welcher Umsatzsteuersatz bei isolierter Betrachtung der Nebenleistung zur Anwendung gelangen würde. Selbst Leistungen, die isoliert betrachtet umsatzsteuerfrei wären, werden damit umsatzsteuerpflichtig. Die Originalrechnungen verbleiben hier üblicherweise im eigenen Unternehmen.
Achtung: Damit bei einer solchen Weiterverrechnung von Kosten nicht Umsatzsteuer auf Umsatzsteuer bezahlt wird, sind hierfür stets die Nettoausgaben heranzuziehen. Diese werden daher gleich zum Nettohonorar hinzugezählt. Die Summe mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz wird gemeinsam in Rechnung gestellt.
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