Der Kassenbeleg auf dem Prüfstand: Aktuelle Stichproben zeigten vielfach Fehler auf

Seit 1. April 2017 ist die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Kraft, die klare Vorgaben für die korrekte Verwendung von Registrierkassen gibt. Ende Mai 2017 wies der Kassensoftwareexperte Dr. Knasmüller nun darauf hin, dass bei einer Vielzahl der neuen Kassensysteme teils geringe, teils aber auch gravierende Fehler vorkommen. Diese Erkenntnis legen zumin­dest aktuelle Stichproben nahe, die bei 75 von 183 überprüften RKSV-Kassen Mängel feststellten.

Fehler am Beleg: Visuelle Kontrolle und Kontrolle mittels Smartphone

Ein Fehler am Beleg lässt sich entweder visuell oder mit der Belegcheck App (Auslesen mit Smartphone) erkennen. Folgende Pflicht­bestandteile eines Belegs können schon mit dem bloßen Auge kontrolliert werden:

• lieferndes oder leistendes Unternehmen
• Kassenidentifikationsnummer
• eindeutige Belegnummer
• Tag und Uhrzeit der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder der erfolgten Leistungen
• Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
• Aufdruck eines maschinenlesbaren Codes (meist QR-Code)

Die inhaltliche Richtigkeit des maschinenlesbaren Codes kann hingegen nur mittels Smartphone überprüft werden. Der Code wird bei künftigen Finanzkontrollen eine Hauptrolle spielen, da dieser nicht nur alle Pflichtbestandteile, sondern auch Informationen über den vorangegangenen Kassenbeleg (Verkettung) enthält.

Wird ein Fehler entdeckt und führt die Korrektur nicht zu einem Kassenausfall von mehr als 48 Stunden, so ist es ausreichend, den erkannten Fehler samt Korrekturmaßnahme zu dokumentieren. Bei jeglichen Fehlerkorrekturen gilt, dass die Vollständigkeit der Registrierkassendaten stets gewährleistet sein muss.

Fehler im Datenerfassungsprotokoll (DEP): Kontrolle durch Kassenhersteller / Programmierer

Die Kasse schreibt ein DEP mit, in dem die maschinenlesbaren Codes aller Kassenbelege gespeichert sind. Fehler im DEP (die eben­falls bereits aufgetreten sind) werden als gravierender eingestuft, da diese die Manipulationssicherheit in Zweifel ziehen. Beispiele hierfür sind falsche Verkettungen, fehlerhafte Signaturen oder Summierungsfehler beim Umsatzzähler. Meist sind solche Fehler nur von Kassenherstellern / Programmierern zu erkennen. Das BMF stellt dafür ein Prüftool (A-SIT+) zur Verfügung.

Neu bei Kassennachschauen

• Abgleich der Registrierkassen mit den Angaben auf FinanzOnline (Anmeldungen, derzeit in Betrieb, Ausfallmeldungen)
• Intensivcheck der Kassendaten (Kassen-ID, Fabrikat, Inbetriebnahme, Lieferant, etc.) inkl. Überprüfung des Nullbelegs
• Kontrolle des Manipulationsschutzes

Achtung: Aus der Praxis hat sich gezeigt, dass viele Betriebe nicht wissen wie ein Nullbeleg erstellt wird. Bitte holen Sie diesbezüglich die Informationen von Ihrem Kassenhersteller ein, damit die Finanz bei Kontrollen die Nullbelegsprüfung mit der Prüf-App auch durchführen kann.

Unser Tipp:

Überprüfen Sie stichprobenartig Belege mit unterschiedlichen Geschäftsfällen und machen Sie einen Belegcheck mit dem Smartphone. Erkundigen Sie sich zudem bei Ihrem Kassenhersteller, ob und wie das DEP Ihrer Registrierkasse überprüft wird. Gerne stehen auch wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.