Seit 01.04.2017 ist bei einem Jahresumsatz von mehr als EUR 15.000,- und Barumsätzen von EUR 7.500,- Registrierkassen mit Manipulationsschutz vorgeschrieben. Dieser Manipulationsschutz wird über die Signatur erreicht, welche jeden Beleg mit einem QR-Code versieht. Die Zertifikate der Signaturen, wurden zum Großteil mit einer Gültigkeitsdauer von fünf Jahren ausgestellt, wodurch nun sehr viele Zertifikate ihre Gültigkeit verlieren.
Bei den Signaturen sind zwei verschiedene Arten, die Online-Signatur und die Signatur mit Karte, zu unterscheiden. Bei Online-Signaturen ist dem Vertrauensdiensteanbieter das Ablaufdatum des Signaturzertifikats bekannt. Eine Verständigung des Ablaufes der Gültigkeit erfolgt hier durch den Vertrauensdiensteanbieter an den Erwerber. Im Falle eines direkten Kaufes wird der Kunde direkt verständigt, im Falle des Kaufes durch den Kassenanbieter wird hingegen dieser informiert. Die Endkunden erhalten im zweiten Fall daher die Benachrichtigung über den Kassenanbieter. Bei Signaturkarten ist das Ablaufdatum dem Vertrauensdiensteanbieter nicht bekannt, kann aber über die Seriennummer-Abfrage selbst abgefragt werden.
Trotz des Ablaufes eines Zertifikats von Registrierkassen können diese aber dennoch weiterverwendet werden, sofern die eingesetzten Algorithmen dem Stand der Technik entsprechen. Das bedeutet, dass bereits im FinanzOnline registrierte RKSV-Zertifikate auch weiterhin genutzt werden können, solange diese funktionieren, da sie auch weiterhin den rechtlichen Vorschriften entsprechen. Wurde ein abgelaufenes Zertifikat allerdings noch nicht registriert, kann dieses im FinanzOnline nicht mehr als Signatureinheit registriert werden.
Fällt die Entscheidung, dass mit einem gültigen Zertifikat weitergearbeitet werden soll, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Wenn eine neue Signatur erworben wurde, muss im FinanzOnline die alte Signatur abgemeldet und die neue Signatur neu registriert werden. Wird hingegen eine bestehende Signatur verlängert, sind keine weiteren Schritte im FinanzOnline nötig.
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